Karbantartás-emlékeztetők: ne maradjon le az esedékes munka
Hogyan veszel fel karbantartás-emlékeztetőt, mit kap az ügyfél e-mailben, hogyan jelez vissza, és mikor küld a rendszer magától is.
Mire jó ez
Az éves karbantartás az a munka, ami sem neked, sem az ügyfélnek nem jut eszébe magától. A Karbantartás oldal e-mailt küld az ügyfélnek arról, hogy egy eszköz karbantartása esedékes, és az ügyfél két gombbal jelez vissza: kéri vagy most nem kéri. A válasz az oldalon is megjelenik.
Az oldal az FSM → Karbantartás menüpont alatt van. Látja a cég tulajdonosa, az adminisztrátora és az irodai adminisztrátor szerepkörű felhasználó.
1. rész: emlékeztető felvétele kézzel
- Nyisd meg az FSM → Karbantartás oldalt. Fent az Új emlékeztető doboz van, alatta az eddigi emlékeztetők listája.
- Az Ügyfél listából válaszd ki az ügyfelet. Ha az ügyfélnek van e-mail címe az ügyféltörzsben, az Ügyfél e-mail mező magától kitöltődik.
- Az Eszköz megnevezése mezőbe írd be, mit kell karbantartani, például: Gree 3,5 kW klíma. Ez a szöveg jelenik meg az ügyfél levelében.
- A Típus listából válassz: Klíma, Napelem, Fűtés vagy Egyéb. Klímánál a levél az éves karbantartásról és tisztításról szól, a többi típusnál általános karbantartásról.
- Állítsd be az Esedékességet, és ellenőrizd az Ügyfél e-mail mezőt. Az esedékesség dátuma a levélben javasolt időpontként szerepel.
- Nyomd meg a Felvétel gombot. Az emlékeztető Kiküldésre vár állapottal bekerül a listába.
A Felvétel még nem küld levelet
Az e-mail csak akkor megy ki, ha a listában a Küldés gombot megnyomod, vagy ha a rendszer magától kiküldi (lásd a 3. részt). Ha az ügyfél, az eszköz megnevezése, az esedékesség vagy az e-mail cím hiányzik, a Felvétel hibaüzenetet ad, és nem ment semmit.
2. rész: kiküldés és az ügyfél válasza
- A listában keresd meg az emlékeztetőt, és nyomd meg a sor végén a Küldés gombot. A gomb csak Kiküldésre vár állapotú emlékeztetőnél aktív.
- Siker esetén az „Emlékeztető e-mail elküldve.” üzenet jelenik meg, a sorban pedig a „Nincs kiküldve” helyett Elküldve áll. A gomb felirata ettől Újraküldés lesz.
- Az ügyfél levelében két gomb van: „Igen, kérem a karbantartást” és „Most nem kérem”. A gomb egy egyedi linket nyit meg, bejelentkezni nem kell.
- Amint az ügyfél választ, az emlékeztető állapota Elfogadva vagy Elutasítva lesz, a sorban pedig Kéri vagy Nem kéri jelenik meg. Frissítsd az oldalt, ha nyitva volt.
- Ha az ügyfél másodszor is rákattint, a válasza nem íródik át: az oldal azt írja, hogy korábban már jelezte a döntését.
A visszahívás a te dolgod
A levél azt írja az ügyfélnek, hogy a válasza után munkatárs hívja vissza az egyeztetéshez. Ezt a rendszer nem intézi el: a válasz rögzítése nem értesít senkit, és nem hoz létre sem munkalapot, sem ajánlatot. A Kéri jelzést a Karbantartás oldalon kell megnézned, az időpontot és a munkalapot neked kell felvenned.
3. rész: amikor a rendszer magától is küld
A rendszer naponta egyszer végignézi az eszközöket. Ahol az eszköz adatlapján a Következő szerviz dátuma a következő 30 napon belül van, ott magától felvesz egy emlékeztetőt, és ki is küldi az ügyfélnek. Ez azt jelenti, hogy az automatikus levélhez az eszköz adatlapján (Eszközök oldal) ki kell töltened a Következő szerviz mezőt.
- Az eszközhöz ügyfél tartozik, és az eszközön vagy az ügyfélnél van érvényes e-mail cím.
- Az eszköz nincs archiválva, nincs törölve, és nincs Intézményi eszközként megjelölve.
- Az eszközön a karbantartás nincs már lekezeltként vagy megrendeltként jelölve.
- Ugyanahhoz az eszközhöz ugyanarra az esedékességre csak egy aktív emlékeztető jöhet létre, tehát a rendszer nem küld kétszer ugyanarról.
- Az automatikus emlékeztető az esedékességtől számítva 60 napig érvényes. A kézzel felvett emlékeztető az esedékességtől számítva 14 napig érvényes.
Alapból be van kapcsolva, a felületen nincs kapcsoló
Az automatikus emlékeztető minden szervezetnél be van kapcsolva, hacsak ki nem kapcsolták. Kikapcsolni a Terepbázis csapata tud kérésre, a felületen erre nincs beállítás. Ha nem szeretnéd, hogy a rendszer magától levelet küldjön az ügyfeleidnek, írj az info@terepbazis.net címre.
Ha nem megy ki a levél
| Üzenet a Küldés után | Mit jelent | Mit tegyél |
|---|---|---|
| Az e-mail küldés még nincs beállítva (Resend). Állítsd be a Konnektoroknál. | A szervezethez nincs levélküldő szolgáltatás kapcsolva. | Állítsd be a Beállítások → Konnektorok oldalon, aztán nyomd meg újra a Küldést. |
| Nem sikerült elküldeni: already_sent_recently | Erre az emlékeztetőre az elmúlt 15 percben már kiment levél, és ennyi időn belül nem megy ki második. | Várj 15 percet, ha tényleg újra kell küldeni. |
| Nem sikerült elküldeni: no_valid_recipient | Az emlékeztetőn nincs érvényes e-mail cím. | A cím itt utólag nem szerkeszthető: vegyél fel új emlékeztetőt a helyes címmel. |
| Nem sikerült elküldeni: expired | Az emlékeztető érvényessége lejárt. | Vegyél fel új emlékeztetőt új esedékességgel. |
| Nem sikerült elküldeni: not_pending | Az emlékeztető már nem Kiküldésre vár állapotú, például az ügyfél már válaszolt. | Nincs teendő, az állapot a sorban látszik. |
Két dolgot érdemes tudni a Lejárt állapotról. Magától nem vált át: a rendszer akkor jelöli Lejártnak az emlékeztetőt, amikor az ügyfél egy már lejárt linket nyit meg, és ilyenkor az ügyfél azt látja, hogy a link lejárt. A Visszavonva állapot is létezik, de ezen az oldalon nincs gomb, amivel emlékeztetőt vissza lehetne vonni.