Terepszerviz szoftver vagy Excel és papír: mikor éri meg váltani?

Az Excel és a papír sokáig elég. Egy-két szerelő, napi néhány munka, és a táblázat meg a blokk tökéletesen elbírja. A baj nem akkor kezdődik, amikor a cég nagy lesz, hanem amikor a munkák SZÁMA és a hozzájuk tartozó adat mennyisége átlép egy határt, amit a táblázat már nem tart meg. Ez a cikk arról szól, hogyan ismered fel ezt a pontot magadon, mielőtt egy elveszett munkalap vagy egy kiszámlázatlan kiszállás tanít meg rá.

Meddig elég az Excel?

Az Excel addig kiváló, amíg EGY ember tölti ki, EGY helyen, utólag. Ismered, gyorsan átalakítod, és nem kell hozzá semmit megtanulni. Amíg te magad veszed fel a munkát, te mész ki, és te is számlázol, nincs is jobb.

A törés ott jön, ahol több ember dolgozik ugyanazon az adaton, és nem egyszerre látják. A szerelő a telefonján jegyzetel, este átírja a táblázatba, közben az irodában valaki már számlázott egy régebbi állapot alapján. A táblázat nem hibás, csak nem tudja megmondani, melyik verzió az igazság.

• A szerelő nem látja a helyszínen, mi volt a legutóbbi hiba ugyanazon a gépen.
• Két ember egyszerre szerkeszti a fájlt, és az egyik módosítása eltűnik.
• A fotók a telefonon maradnak, a munkalapra csak annyi kerül, hogy javítva.
• A beépített anyag nem vezetődik ki a készletből, mert az egy másik táblázat.
• Senki nem tudja hirtelen megmondani, melyik munka van kiszámlázva és melyik nincs.

Mennyibe kerül valójában a papír?

A papír azért csalóka, mert a költsége nem a nyomtatásban van. Az a néhány forint tényleg semmi. A valódi ár az az idő, amit a hiányzó vagy késve beérkező adat visz el, és az a bevétel, ami az elmaradt számlázáson csorog el.

1. A visszapötyögés. Amit a szerelő leír a helyszínen, azt az irodában valaki újra begépeli. Ugyanaz az adat kétszer, és a második alkalommal már el is lehet gépelni.
2. A késedelem. A pénteken elvégzett munka hétfőn kerül be a rendszerbe, a számla pedig szerdán megy ki. Négy nap csúszás minden egyes munkán, aminek semmi köze a fizetési határidőhöz.
3. Az elveszett tétel. A kocsiban maradt munkalap nem számlázódik ki. Ez nem elméleti kockázat, hanem a leggyakoribb rejtett veszteség a terepen dolgozó cégeknél.
4. A visszakereshetetlenség. Ha egy ügyfél fél év múlva reklamál, a papíralapú nyilvántartásból nehéz előszedni, mi történt pontosan, ki volt kint, és mit cseréltek.

Mi változik meg a szoftverrel?

A terepszerviz szoftver nem attól jobb, hogy digitális, hanem attól, hogy EGY helyen tartja azt, ami eddig három helyen volt: a munkát, a hozzá tartozó anyagot és az ügyfél előzményét. A szerelő a telefonján zárja le a munkalapot, és ezzel ugyanabban a percben az iroda is látja.

• A munkalap a helyszínen lezárul, fotóval és aláírással együtt, nem este a konyhaasztalnál.
• A felhasznált anyag a munkalapon rögzül, a raktári kiadás pedig ugyanabban a rendszerben megy, így egy helyen látod, mi fogyott és mi maradt.
• Az ügyfél minden korábbi munkája ott van a gép mellett, amikor a szerelő kiér.
• A lezárt munkából egy lépésben lesz számla, mert minden adat már bent van.
• Látod, melyik munka áll, melyik van kész, és melyiknél vár valamire a szerelő.

Mikor NE válts?

Nem minden cégnek van most szüksége szoftverre, és jobb ezt előre kimondani. Ha egyedül dolgozol, havi néhány munkával, és a táblázatod nem okoz fejfájást, akkor a váltás csak plusz teendő lenne. Ugyanígy: ha a valódi problémád az, hogy nincs elég munkád, azon egy rendszer nem segít.

A váltásnak akkor van értelme, ha a napi munkádban már ott van a keresgélés, az egyeztetés és az utólagos pótlás. Vagyis ha az adminisztráció nem egy feladat a sok közül, hanem egy állandó szivárgás.

Hogyan néz ki a váltás a gyakorlatban?

A leggyakoribb hiba, hogy valaki egyszerre akar mindent átvinni. Nem kell. A váltás akkor sikerül, ha a legfájóbb ponton kezded, és csak azután bővíted.

1. Kezdd a munkalappal. Ez az egyetlen dolog, amit a szerelőnek meg kell szoknia, és ez hozza a legtöbb hasznot azonnal.
2. Vidd be az ügyfeleket és a gépeket. Ettől lesz előzménye a következő kiszállásnak.
3. Kapcsold rá a készletet. Csak akkor, amikor a munkalapok már rendben mennek, különben két új dolgot tanul mindenki egyszerre.
4. A végén jöjjön a számlázás és a riportok. Ekkor már minden adat bent van, amiből ezek épülnek.

Számíts arra, hogy az első két hét lassabb lesz a megszokottnál. Ez normális, és nem a rendszer hibája: mindenki új mozdulatsort tanul. Ami utána marad, az a nyereség.

Gyakori kérdések

Összegzés

Nem az a kérdés, hogy az Excel rossz-e. Az a kérdés, hogy hol tartasz. Amíg a táblázat megtartja a munkáidat, tartsd meg. Amikor viszont azt veszed észre, hogy a napod egy része a saját adataid összevadászásával telik, az már a váltás pillanata. A Terepbázis pontosan erre a pontra készült: a munkalaptól a számláig egy helyen tartja azt, ami a terepen és az irodában külön él.