Karbantartási szerződés kezelése szerelő cégnek: SLA és ismétlődő munkalapok
Ha karbantartási szerződésed van egy ügyféllel, két dolgot kell észben tartanod: mennyi időd van reagálni, ha hív, és mikor esedékes a következő rendszeres karbantartás. Táblázatban mindkettő vezethető, de a táblázat nem szól, amikor lejár egy határidő, és nem ír munkalapot helyetted.
Ebben a cikkben megnézzük, mit tud ebből ma a Terepbázis Szerződések és SLA oldala: hogyan rögzítesz egy szerződést, hogyan kerül a reakcióidő a munkalapra, és hogyan lesz egy karbantartási tervből munkalap. Azt is leírjuk, mit nem csinál meg magától, hogy ne érjen meglepetés.
Hol találod, és melyik csomagban?
A Cégem menüben a Szerződések oldalon, a Szerződések és SLA cím alatt. A modul a Business csomag része, a kisebb csomagokban nem érhető el.
Milyen adatokat rögzítesz egy szerződésnél?
Az Új szerződés űrlapon kiválasztod az ügyfelet a meglévő ügyfeleid közül, és megadod a következőket:
- Szerződés neve
- Kezdés és lejárat
- Reakcióidő percben
- Megoldási idő percben
- Prioritás: alacsony, normál, magas vagy sürgős
- Havi díj forintban
- Megjegyzés
A szerződések listájában szerződésenként látod az ügyfelet, az SLA reakció- és megoldási idejét, a havi díjat, az érvényességet és az állapotot. Az oldal tetején négy szám foglalja össze a helyzetet: hány aktív szerződésed van, mennyi a havi szerződésérték, hány aktív karbantartási terved fut, és ebből hány esedékes 30 napon belül.
Hogyan kerül az SLA a munkalapra?
Ez az a rész, ami tényleg leveszi a terhet a válladról. Ha egy munkalap egy aktív szerződéshez kapcsolódik, a Terepbázis a létrehozás pillanatában kiszámolja rá a reakció és a megoldás határidejét: a létrehozás idejéhez hozzáadja a szerződésben megadott perceket. Ha a munkalapnak nincs saját prioritása, a szerződésé kerül rá.
Vagyis nem neked kell fejben tartanod, hogy ennél az ügyfélnél négy órád van kimenni. Ha a szerződés nem aktív, vagy a munkalap nincs szerződéshez kötve, nem kerül rá SLA-határidő.
Hogyan működik az ismétlődő karbantartás?
Ugyanezen az oldalon preventív karbantartási terveket is felvehetsz. Egy tervnél megadod a nevét, a következő esedékesség dátumát, és hogy milyen gyakran ismétlődik: naponta, hetente, havonta vagy évente, tetszőleges számú egységgel. Hat havonta tehát ugyanúgy beállítható, mint évente egyszer.
A tervhez kapcsolhatsz szerződést és eszközt, és megadhatod a tervezett időt percben, valamint a szükséges készségeket (például hűtéstechnika vagy villanyszerelés). Egy klímás ügyfélnél így egy terv tartozik a félévente esedékes tisztításhoz, és tudod, melyik géphez és melyik szerződéshez tartozik.
Hogyan lesz a tervből munkalap?
A munkalapokat nem a rendszer hozza létre magától: az oldalon a Munkalapok generálása (45 nap) gombbal indítod. Ilyenkor minden aktív terv, ami a következő 45 napban esedékes, megkapja a munkalapját, és a terv következő esedékessége a soron következő alkalomra lép. Ugyanarra a napra nem keletkezik kétszer munkalap, akkor sem, ha a gombot többször megnyomod.
A generált munkalap függő állapotban jön létre, az esedékesség napján reggel 8 órai kezdéssel, a tervben megadott időtartammal. Megkapja az ügyfelet, az eszköz telephelyének címét, a kapcsolt szerződést (így az SLA-határidőket is), valamint a terv készségeit és egy 8 és 17 óra közötti időablakot a kiosztáshoz. Ha az ügyfelednek van hozzáférése az ügyfélportálhoz, a munkalapot ott is látja.
Mit nem csinál meg helyetted?
Érdemes tisztán látni a határokat. A szerződés lejárata előtt a rendszer nem küld figyelmeztetést, a Lejárat dátumot az Érvényesség oszlopban magadnak kell figyelned. A munkalap-generálást is neked kell elindítanod, a legegyszerűbb hetente egyszer. A felületen a szerződést rögzíteni tudod, utólagos szerkesztésre és törlésre ma nincs gomb.
Ha ezzel a három dologgal számolsz, a Szerződések oldal elvégzi, ami a legtöbb hibát szüli: kiszámolja a határidőt minden szerződéses munkalapra, és egy gombnyomással előállítja a következő másfél hónap karbantartásait.