Klíma karbantartás emlékeztető szoftver: hogyan ne maradj le az éves szervizről
Egy klíma évente egyszer kér tisztítást és átvizsgálást, és pont emiatt felejtődik el. Az ügyfél nem emlékszik, mikor volt a legutóbbi szerviz, te pedig nem akarsz minden tavasszal százötven embert telefonon végigkörözni. Egy táblázat vagy egy füzet segít, de csak addig, amíg valaki ránéz.
A klíma karbantartás emlékeztető szoftver erre a feladatra való: az esedékes karbantartásról levelet küld az ügyfélnek, és az ügyfél egy kattintással jelzi, kéri-e. Ebben a cikkben végigmegyünk azon, mit tud ebből ma a Terepbázis, és hol ér véget a tudása, mert érdemes előre tudni, mit nem végez el helyetted.
Hogyan kerül egy karbantartás az emlékeztetők közé?
Két úton. Az egyik a kézi: a Karbantartás menüpont alatt, a Karbantartás-emlékeztetők oldalon az Új emlékeztető űrlapot töltöd ki. Kiválasztod az ügyfelet, megadod az eszköz megnevezését (például egy konkrét klíma típusát), a típust (klíma, napelem, fűtés vagy egyéb), az esedékesség dátumát és az ügyfél e-mail címét. Ha a kiválasztott ügyfélnek van e-mail címe, a mező magától kitöltődik. A Felvétel gomb után az emlékeztető Kiküldésre vár állapotban megjelenik a listában.
A másik út az automatikus. Ehhez nem kell emlékeztetőt felvenned, elég az Eszközök képernyőn az eszköznél kitölteni a Következő szerviz dátumot. A rendszer ebből dolgozik.
Mikor megy ki az emlékeztető magától?
A rendszer naponta egyszer, kora reggel végignézi az eszközöket, és felveszi az emlékeztetőt azokhoz, amelyek esedékessége a következő harminc napba esik. Utána az így felvett emlékeztetőket ki is küldi az ügyfélnek. Nem kell hozzá gombot nyomnod.
Az automatikus felvételnek feltételei vannak, ezért ha egy eszközhöz nem jön emlékeztető, először ezeket nézd meg:
- Az eszköznél ki van töltve a Következő szerviz dátum, és az a következő harminc napba esik.
- Az eszközhöz ügyfél van kapcsolva.
- Van érvényes e-mail cím: az eszköz kapcsolattartó e-mailje vagy az ügyfél e-mail címe.
- Az eszköz nincs archiválva, és nincs Intézményi eszközként megjelölve.
Az automatikusan felvett emlékeztető az esedékesség után hatvan napig érvényes. A kézzel felvett emlékeztető rövidebb ideig él: az esedékességtől számítva tizennégy napig. Az automatikus emlékeztető alapból be van kapcsolva, és a Terepbázis felületén nincs hozzá beállítás, vagyis a felületen belül nem tudod kikapcsolni.
Mit lát az ügyfél a levélben?
Egy rövid, a cég nevével érkező levelet, amelyben a cég logója is megjelenik, ha feltöltötted. Klímánál a tárgy így néz ki: a cég neve, majd az Esedékes klímakarbantartás felirat és az eszköz neve. A szövegben az áll, hogy az eszköz éves karbantartása és tisztítása esedékessé vált, mellette a javasolt időpont, ami az esedékesség dátuma. Alatta két gomb van: Igen, kérem a karbantartást, illetve Most nem kérem.
A kézi és az automatikus emlékeztető ugyanazt a levelet használja, így az ügyfél nem látja a különbséget. A levelet nem kell neked megírnod.
Mi történik, amikor az ügyfél rákattint?
A gomb egy oldalra visz, ahol az ügyfél a válaszáról visszajelzést kap, és a lista állapota megváltozik: igen válasznál Elfogadva, nem válasznál Elutasítva lesz. A válasz tehát a Karbantartás-emlékeztetők listában látszik. Ha az ügyfél másodszor is rákattint, a rendszer nem írja át a korábbi válaszát, hanem jelzi, hogy már válaszolt.
Fontos, hogy mi nem történik meg magától. A válasz nem hoz létre munkalapot, és nem küld külön értesítést neked. A következő lépést, vagyis a visszahívást, az időpont egyeztetését és a munkalap felvételét, te végzed el. Az Elfogadva állapot annyit mond: ez az ügyfél kéri a karbantartást, itt az ideje felkeresni.
Mi van, ha az ügyfél nem válaszol?
Az emlékeztető addig Kiküldésre vár állapotban marad, amíg az ügyfél nem kattint, vagy amíg le nem jár. A kézi emlékeztetőnél a sor végén a Küldés gomb Újraküldés feliratra vált, ha már ment ki levél, és megnyomásával ugyanazt a levelet küldheted el még egyszer. Ugyanazt az emlékeztetőt tizenöt percen belül nem engedi kétszer kiküldeni a rendszer, így egy duplakattintás nem küld két levelet.
Lejárt emlékeztetőre már nem megy ki levél. A Lejárt állapot nem akkor jelenik meg, amikor letelik a határidő, hanem amikor az ügyfél egy lejárt linkre kattint: ekkor az oldal azt írja neki, hogy hívjon fel benneteket.
Mit nem tud a Karbantartás-emlékeztetők oldal?
- Nem szerkesztheted az emlékeztetőt: a felületen csak felvenni és kiküldeni lehet. Ha rossz dátumot vittél fel, a helyes dátummal új emlékeztetőt veszel fel.
- Nincs gomb, amivel emlékeztetőt vissza lehetne vonni.
- Nem követi, hogy az ügyfél postaládájába megérkezett-e a levél, csak azt, hogy elküldted.
- Nem hoz létre munkalapot a válaszból, és nem küld neked értesítést a válaszról.
Ezek szándékosan egyszerű korlátok, de jó tudni róluk, mielőtt ráépítesz egy folyamatot. A karbantartás tényleges ütemezéséhez és a munkalaphoz a Terepbázis más részeit használod, az emlékeztető csak a megkeresésig visz el.
Kinek éri meg ez a megoldás?
Annak a klíma-, napelem- és fűtésszerelő cégnek, amelynek van néhány tucat visszatérő ügyfele, és az éves szerviz emlékeztetése ma fejben vagy táblázatban él. Ha az eszközöket a Terepbázisban tartod nyilván, megadod a következő szerviz dátumát, és a rendszer a határidő előtt harminc napon belül kiküldi a levelet. Ha nem tartod nyilván, kézzel is felvehetsz egy emlékeztetőt.
Ha ezt a saját cégeden szeretnéd látni, a Terepbázist a terepbazis.net oldalon nézheted meg.