Terepszerviz szoftver: miben más a Terepbázis?

Ha terepen dolgozó céget vezetsz, klímát, villanyt, vizet vagy épületgépészetet, valószínűleg már van valamid a munkák követésére: egy Excel, egy füzet, vagy egy program, ami munkalapot ír. A kérdés nem az, hogy kell-e szoftver. Hanem az, hogy a munka útjából mennyit fog meg.

A Terepbázis egy webes rendszer, ami az ajánlattól a számláig egy helyen követi a munkát. Alább hét dolgot írunk le, amiben másképp működik, mint a papír vagy az Excel. Ellenőrizd őket a saját cégeden: ha nálad valamelyik nem számít, nyugodtan hagyd ki.

1. Egy folyamat az ajánlattól a számláig

Az ajánlatot tételekből állítod össze: a raktári cikktörzsből, a szolgáltatási díjtételekből, vagy szabadon beírt sorból. Tételenként állítható a mennyiség, az egység, a nettó egységár és a kedvezmény, a rendszer kiszámolja a nettót, az áfát és a bruttót. Az egyszeri, a havi és az éves díjat külön összesíti, tehát egy ajánlatban vegyítheted a kivitelezést és a folyamatos díjat.

Az ajánlatot PDF-ben is elküldheted, vagy egy megosztó linken, amit az ügyfél bejelentkezés nélkül megnyit, és egy gombbal elfogad. Az elfogadás ténye és ideje rögzül.

A munkalapon a szerelő által felírt anyagból és munkaidőből áll össze a számla tételsora. A számlát a lezárt munkalap részletében adod ki, a Számla kiállítása gombbal, Billingo számlaként. Nem kell kétszer begépelni ugyanazt.

2. A raktár a munkalap mellett van

A készlet nem egy külön táblázat a fiókban. A Terepbázisban raktárakat, zónákat és helyeket építesz fel, látod, mennyi van belőle, és mennyi a Szabad: a foglalt mennyiség fizikailag megvan, de már egy munkához vagy rendeléshez van lekötve. Bevételezni, átmozgatni és leltározni is lehet, a PDA nézeten vonalkóddal, a termékekre és helyekre pedig címkét is nyomtathatsz.

Amit a szerelő a munkalapra felír anyagként, azt vagy a cikktörzsből választja, vagy egyedi tételként írja be, ha olyat épített be, ami nincs a listában.

3. A szerelő egy képernyőt lát, a telefonján

A szerelő a saját Munkáim képernyőjén azt látja, amit rá osztottak. Megnyit egy munkát, elindítja az időmérést a Munka kezdése gombbal, felveszi a felhasznált anyagot, jegyzetet és fotót ad hozzá, és aláíratja az ügyféllel. Ha a munka nem fejezhető be, a Nem készült el gombbal jelzi, és meg kell indokolnia: az irodának ebből van meg, mit kell intézni.

A szerelő a saját munkáit látja. A pénzügy és az ügyféltörzs nem része a menüjének: ezt a szerepkör dönti el, és a jogosultságot a szerver is ellenőrzi, nem csak a menü rejti el.

4. Az iroda látja, ki hol tart

A Diszpécser nézet bal oldalán az ütemezési sor áll: minden beosztásra felvett munka, a már kiosztottak is, a kiosztott szerelő nevével. A rendszer a megadott készség, terület és napi terhelés alapján rangsorolja a szerelőket, de ez javaslat: te döntesz. A tábla jelzi az alkatrész-blokkolt munkákat is, és szerelőnként mutatja a mai útvonalat. A naptár a munkalapok mellett a szabadságot és a táppénzt is mutatja, így nem osztasz munkát olyan napra, amikor valaki nincs bent.

5. A berendezés története az ügyfélnél marad

Az Eszközök nyilvántartásban az ügyfélnél telepített berendezés szerepel: gyári szám (klímánál a beltéri és a kültéri egységé külön), márka, modell, a garancia vége, és a szerviz-előzmény. Kiszálláskor megtudod, mit találsz ott, mikor voltál utoljára, és mit csináltál vele. A kereső ügyfél, cím, gyári szám és márka alapján is talál, tehát a telefonban elhangzott bármelyik adatból el lehet indulni.

6. Vállalt határidők és visszatérő karbantartás

A szerződés rögzíti, mit vállaltál: havi díjat, időtartamot, és prioritásonként a megoldási időt percben. A karbantartási terv magától ismétlődik (féléves átvizsgálás, éves felülvizsgálat), és a rendszer külön mutatja a 30 napon belül esedékes tételeket. A terv eszközhöz és szerződéshez is köthető.

7. Átlátható pénzügyi kép

A Pénzügy oldal a kiállított számlákból heti bontású cash-flow előrejelzést ad, a kintlévőséget lejárat szerint négy sávra bontja (0-30, 31-60, 61-90 nap és 90 napon túl), és külön listázza a lejárt számlákat, amikre emlékeztetőt érdemes küldeni. Az áfa-kulcs számlánként állítható: 27 és 5 százalék mellett az alanyi adómentesség is választható.

Kinek való, kinek nem

Jó választás lehet, ha a cégednek van terepi munkája, szerelőid, és ugyanazon az adaton akarod látni az ajánlatot, a munkát, a készletet és a számlát. Ha egyetlen ember dolgozik, aki havonta pár munkalapot ír, lehet, hogy egy egyszerű táblázat elég.

Gyakori kérdések

Kinek készült a Terepbázis? Építőipari, terepszerviz- és karbantartó cégeknek, amelyek munkalapokat, ügyfeleket, eszközöket és készletet kezelnek.

Mit lehet kezelni benne? Munkalapokat, szervizfeladatokat, ügyfeleket, partnereket, termékeket, raktárakat és készletmozgásokat, ajánlatot és számlázást, naptárat és diszpécsert, szerződéseket és karbantartási terveket.

Böngészőből használható? Igen. A Terepbázis webes üzleti alkalmazás, támogatott böngészőből, internetkapcsolattal érhető el. A szerelő a telefonján is megnyitja.

Hogyan kezdjek hozzá? A regisztrációnál létrehozod a fiókot, majd beállítod a céged: arculat, csapat, ügyfelek, raktár. Nem kell egyszerre mindent: elég az első ügyféllel és az első munkalappal indulni. A lépésenkénti útmutató a tudástárban van.