Szoftvert váltanál? Mit vigyél magaddal Excelből, papírról vagy másik programból
A váltás nem attól nehéz, hogy új programot kell megtanulni. Attól nehéz, hogy a cég közben dolgozik tovább: vannak nyitott munkák, ígért ajánlatok és ügyfelek, akik nem várhatnak. Ez a cikk egy költöztetési utat ad, amivel úgy válthatsz Excelből, papírról vagy egy másik programból, hogy közben nem áll le semmi.
Arról, hogy mikor érdemes váltani, már írtunk a Terepszerviz szoftver vagy Excel és papír cikkben. Itt a következő kérdésre válaszolunk: ha eldöntötted, mivel kezdd.
1. Az ügyfeleidet vidd át először
Munkalapot és ajánlatot mindig ügyfélhez rögzítesz, ezért az ügyféltörzs a kiindulópont. Ha már van táblázatod az ügyfeleidről, ne gépeld be újra: a Beállítások menüben az Import / Export oldalon betöltheted. Itt érdemes ellenőrizni az adatokat is: egy egységes nevekkel és elérhetőségekkel feltöltött ügyféltörzs sok későbbi hibát kivéd.
2. Utána a termékek és a raktár
A cikktörzs az, amiből az ajánlat tételei és a munkalapon felírt anyag is jön. A raktárat zónákból és helyekből építed fel a Raktár beállításnál, és a termékekre, helyekre vonalkódos címkét nyomtathatsz. Ha nincs még rendezett készleted, nem kell egyszerre mindent felvinni: kezdd azokkal a cikkekkel, amiket a legtöbbet használsz.
3. A csapat
A Felhasználók oldalon hívod be a kollégákat, és a szerepkör dönti el, mit látnak a menüben. A szerelőknek nem kell céges e-mail cím: felhasználónévvel és jelszóval is beléphetnek, a jelszót a rendszer generálja, és csak egyszer mutatja meg.
4. Az első munkalap és az első ajánlat
Ne egyszerre állíts át mindent. Válassz egyetlen folyamatot, és azt vidd át teljesen: egy munkalapot az ügyfél kiválasztásától a lezárásig. Ha ez megy, jöhet az ajánlat, majd a készlet. A Terepbázis tudástárában az Első lépések útmutató pont ezt a sorrendet követi, és külön leírja, hogy nem kell egyszerre mindent beállítani.
5. Mit hozz át, mit hagyj a régiben
- Hozd át: az aktív ügyfeleket, a nyitott munkákat és ajánlatokat, az aktuális készletet.
- Hagyd a régiben: a régi, lezárt munkák archívumát. Ha kell, onnan vissza lehet keresni, de nem kell mindent betölteni.
- Közben tartsd a régi módszert is, amíg az első hetet végig nem vitted.
6. Hogyan döntsd el egy hét alatt, hogy működik-e
- Válassz egy csapatot vagy egy szerelőt, és egy folyamatot, az ajánlattól a számláig.
- Az első héten csak ezt vidd az új rendszerben, minden mást hagyj a régiben.
- A hét végén nézd meg: mi maradt ki, mit látott az iroda ugyanazon a napon, és hányszor kellett a régi módszerhez nyúlni.
- Ha a szerelő használta, és az iroda látta a napját, bővítsd a csapatra.
Nincs olyan szabály, hogy az első hét tökéletes. Az a jó jel, ha a második napon már nem kell azt kérdezni, hogy hol van az adat.