Munkalap kezelő program: mi kerüljön bele a munkalapon túl?

Munkalapot sokféleképpen lehet vezetni: papíron, Excelben, vagy erre készült programban. Mielőtt választasz, érdemes végigmenni egy rövid kérdéssoron. Nem azért, hogy a Terepbázisra jusson a választás, hanem hogy a saját cégednek fontos dolgokat ne felejtsd ki. Minden kérdés mellé leírjuk, mit tud rá a Terepbázis.

1. Mit rögzít a szerelő a helyszínen?

A szerelő a Munkáim képernyőn megnyitja a munkát, és a Munka kezdése gombbal elindítja az időmérést. Szünetre is teheti, és a rendszer csak a tényleges munkaidőt számolja. A felhasznált anyagot a termék keresőjével veszi fel, vagy egyedi tételként írja be, ha nincs a listában. Jegyzetet ír, fotót tölt fel vagy a kamerával lefényképez, és aláírást kér: a szerelő és az ügyfél aláírása ujjal megy. A teljes lapot Munkalap PDF-ben le lehet tölteni, átadni az ügyfélnek vagy irattárazni.

2. Mi történik, ha a munka nem készül el?

Van olyan nap, amikor a munka nem fejezhető be: hiányzik az alkatrész, nincs áram, nincs ott a kulcs. Ilyenkor a szerelő a Nem készült el gombot használja, és az indoklás kötelező. Az iroda ebből tudja, hogy alkatrészt kell rendelni vagy új időpontot kell egyeztetni, és nem a szerelőt keresi másnap, hogy mi történt.

A Kész gombot a szerelő két másodpercig nyomva tartja, és a lezáráshoz a jegyzet legalább harminc karakter. Ez nem bürokrácia: a későbbi vitákban ez a leírás számít.

3. Ki látja a munkát, és ki látja a pénzt?

Egy munkalapra több szerelő is rákerülhet, közülük az egyik az Elsődleges, vagyis a felelős. A szerelő a saját munkáit látja. A pénzügy és az ügyféltörzs nem része a menüjének, mert a menüt a szerepkör dönti el, és a jogosultságot a szerver is ellenőrzi. Új csapattagot a Felhasználók oldalon hívsz be, a szerelő pedig felhasználónévvel és jelszóval is beléphet, e-mail cím nélkül.

4. Hogyan lesz a munkalapból számla?

A munkalapon a Számlázható jelölő dönti el, hogy a munka bekerül-e az elszámolásba. A számla tételei a számlázhatónak jelölt anyagból és munkaidőből állnak össze. A számlát a lezárt munkalap részletében adod ki a Számla kiállítása gombbal, Billingo számlaként. Ha a munkalapon nincs anyag és nincs idő, a munka utólag nem árazható, ezért érdemes már a helyszínen rögzíteni.

5. Mi van a munkalap körül?

A munkalap ritkán él egyedül. Az ügyféltörzsből indul, az ajánlat mellett fut, az ütemezése megjelenik a naptárban és a diszpécsertáblán, az anyagai a cikktörzsből jönnek, a berendezés története pedig az Eszközök nyilvántartásban marad. A kérdés tehát nem csak az, hogy a munkalap jó-e, hanem hogy ugyanazon az adaton látod-e mindezt, vagy minden mellé külön fájlt vezetsz.

6. Hogyan nézd meg a saját cégeden?

A legjobb próba nem a funkciólista, hanem egy valódi munka. Vidd végig ugyanazt a három munkát a mostani módszereddel és a kiválasztott programmal is, és nézd meg: mennyi idő volt a rögzítés, mi maradt ki, és mit láttál az irodában ugyanazon a napon. Ha a papír mellett is jobban látod a napot, jó irányba jársz.

Ha a lépéseket sorra szeretnéd végigvenni, a Terepbázis tudástárában az Első lépések és a Munkalapok útmutató ezt teszi, képernyőről képernyőre.