Melyik terepszerviz szoftver való a cégednek? Három kérdés a választás előtt

Nincs olyan szoftver, ami mindenkinek megfelel. Egy egyfős klímaszerelőnek mást kell tudnia, mint egy tízfős szervizcégnek, ahol raktár is van. Ez a cikk három kérdést ad, amivel még azelőtt eldöntheted, milyen típusú szoftverre van szükséged, hogy bármelyiknek a nevét megnéznéd.

Mit jelent az FSM, a WMS és a CRM?

• FSM (Field Service Management): a terepi munka kezelése, vagyis a munkalap, az ütemezés, a szerelők és a berendezések.
• WMS (Warehouse Management System): a raktár és a készlet, vagyis hol mi van, bevételezés, átmozgatás és leltár.
• CRM (Customer Relationship Management): az ügyfelek és a kapcsolattartás nyilvántartása.

A kisebb programok jellemzően az elsőt fedik le, a nagyobb rendszerek kettőt vagy mindhármat. A kérdés az, hogy neked melyikre van valóban szükséged.

1. Hányan dolgoznak ugyanazon az adaton?

Ha te veszed fel a munkát, te mész ki, és te is számlázol, egy táblázat is elég sokáig. A gond ott kezdődik, ahol a szerelő a helyszínen rögzít, az iroda pedig közben ütemez és számláz. Ilyenkor az számít, hogy mindketten ugyanazt az állapotot látják-e, és nem kell-e este átírni, ami nappal történt.

2. Van-e raktárad a munka mellett?

Ha a munkához olyan anyag kell, amit te tartasz készleten, a munkalap és a készlet kérdése összekapcsolódik. Nézd meg, hogy a szoftver tud-e raktárat, helyeket, szabad és foglalt mennyiséget kezelni, vagy csak egy szöveges mezőbe írod, mit használtál el. Ha nincs saját készleted, és mindent a munkához rendelsz meg, ez a rész elhagyható.

3. Mennyire kell egynek lennie a számlázással?

Ha a számlát külön programban adod ki, ugyanazt a tételsort kétszer gépeled be. Kérdezd meg: a lezárt munka anyagából és munkaidejéből készül-e a számla, és a számlázó programod, amit már használsz, kapcsolódik-e hozzá?

Hol áll ebben a Terepbázis?

A Terepbázis mindhárom területet egy rendszerben fedi le: munkalapok, naptár és diszpécser; raktár, készlet és vonalkódos PDA; ügyféltörzs és ajánlat. A számlát a lezárt munkalapból a Számla kiállítása gombbal adod ki, Billingo számlaként. Webes rendszer, böngészőből használható, a szerelő a telefonján is megnyitja. Hogy a hétköznapokban miben működik másképp, mint a papír vagy az Excel, a Terepszerviz szoftver: miben más a Terepbázis? cikkben írtuk le.

Kinek elég egyszerűbb eszköz?

Ha egyedül dolgozol, havonta néhány munkalapot írsz, és nincs raktárad, egy táblázat vagy egy egyszerű munkalap-program is elég lehet. Ez nem hiba: a méretedhez illő eszköz a jó eszköz.

Gyakori kérdések

Kell-e mindhárom, az FSM, a WMS és a CRM? Nem feltétlenül. Ha nincs saját készleted, a raktári rész nem kell, ha pedig kevés az ügyfeled, a CRM sem lesz hangsúlyos. A lényeg, hogy a munka útja, az ajánlattól a számláig, ne szakadjon meg.