Készletkezelés szerelő cégnek: rendelés, bevételezés és átmozgatás egy helyen

Hétfő reggel kiderül, hogy a keddi munkához rendelt csövekből tíz darab hiányzik. A beszállító szerint elküldte, a raktáros szerint nem érkezett meg, a főnök szerint ki van fizetve. Mindenki a saját emlékére hivatkozik, a rendszerben pedig semmi nyoma.

A készletkezelés szerelő cégnél ott csúszik el, hogy a rendelés, az átvétel és a polcra tétel három külön pillanat, és ha egyik sincs rögzítve, a készletszám csak találgatás. Ebben a cikkben végigmegyünk azon, hogyan követi ezt a lépéssort a Terepbázis: a Beszállítóktól a Rendelésen és a Beszerzésen át az Átmozgatásig. A szabad és a foglalt mennyiségről, a minimum készletről és a leltárról a Raktárkészlet szerelő cégnek című cikkben írtunk, ezeket itt nem ismételjük.

Hol kezdődik: kit rögzítesz beszállítóként?

A rendelés mindig egy beszállítóhoz tartozik, ezért a Beszállítók oldalt töltsd fel először. Itt csak a név kötelező, de érdemes felvenni az adószámot, a kapcsolattartót, az e-mail-címet, a telefonszámot és a címet is. A beszállító később szerkeszthető, és ki is kapcsolható, ha már nem rendelsz tőle.

Egy ügyet figyelj: ugyanazt a céget ne vedd fel kétszer. Két néven két külön előzmény épül, és egyik listán sem lesz teljes a kép.

Mit rögzíts a rendeléskor?

A Rendelés oldalon kiválasztod a beszállítót, a raktárat, a várható szállítás napját, majd termékenként felveszed a mennyiséget. A tétel egységára a termék beszerzési árából indul, az áfa a termék áfakulcsából, és mindkettőt átírhatod. A rendszer soronként és a rendelésre is kiszámolja a nettó és a bruttó összeget.

A raktár mezőt töltsd ki, mert a bevételezés oda fog könyvelni: a Beszerzés oldalon nem tudsz másik raktárat választani, és raktár nélküli rendelésnél a bevételezés hibát ad.

Egy fontos pontosítás: a Terepbázis a rendelést rögzíti, de nem küldi el a beszállítónak. Az e-mailt vagy a telefonálást továbbra is te intézed. Ami nyereség, hogy a rögzített rendelés megjelenik a Beszerzés oldal nyitott rendelései között, vagyis látod, mi van úton, és nem rendeled meg kétszer.

Hogyan vételezd be az árut, ha csak részben érkezett meg?

A Beszerzés oldalon kiválasztod a nyitott rendelést, és tételenként beírod, mennyi érkezett most. A táblázat külön mutatja a rendelt, a már fogadott és a hátralévő mennyiséget, így a részszállítás természetesen kezelhető. A rendelt mennyiségnél többet egy tételből nem vételezhetsz be.

A szállítói számla sorszámát a felületen meg kell adni. Ez köti össze a fizikai árut a bejövő számlával, és a készletmozgás hivatkozásába is ez kerül. Ha a raktárnak több helye van, a helyet is ki kell választanod, különben az áru benne lenne a raktárban, de nem lenne polchelye.

Két dolog történik még a bevételezéssel, amit érdemes tudni. Ha a számlán más a nettó ár, mint a rendelésen, felülírhatod, és a termék beszerzési ára az utolsó bevételezett nettó árra áll át. Ha pedig a számlán olyan tétel is szerepel, amit nem rendeltél, a Számlán szereplő, de nem rendelt tételek részen külön felveheted.

Mikor használd az Átmozgatást, és mikor a kivétet?

Az Átmozgatás oldal azt rögzíti, hogy az áru az egyik raktárból vagy helyről a másikra került. A cég összkészlete nem változik, csak a helye. Ezért ne könyveld kivétnek az áthelyezést: a fogyás kimutatásokból akkor eltűnik, mi fogyott el valójában és mi került át csak a másik furgonba.

Megadod a forrás és a cél raktárat, ha egy raktárban több hely van, akkor a helyet is, felveszed a tételeket, és megjegyzésbe beírod az okot, például melyik munkához viszed. A forrás és a cél nem lehet ugyanaz. A rendszer minden tételhez két mozgást könyvel: egy kiadást a forráson és egy betárolást a célon, a Készletmozgás listában ezek külön szűrhetők Áthelyezés (ki) és Áthelyezés (be) néven.

Mit tilt le a rendszer, ha elszámolod magad?

A készlet nem mehet nulla alá, és nem csökkenhet a foglalt mennyiség alá sem. Ha többet próbálsz kivenni vagy átmozgatni, mint amennyi a helyen van, a mozgást a rendszer elutasítja. Ez kényelmetlen, amikor siet az ember, de pont ez védi meg a nyilvántartást attól, hogy egy ígéretet már kiadott alkatrészre tegyél.

A kézi bevételezést, kivétet és korrekciót a Készletmozgás oldalon rögzíted. A kivétnél is pozitív számot írj be, a rendszer vonja le. A mozgást projekthez is kötheted, de csak nyitott projektet választhatsz, a lezártra utólag már nem könyvelhetsz anyagot.

Mire jó a címkenyomtatás?

A Címke nyomtatás oldal termék-, lokáció- és készletcímkét készít A4-es lapokra, a kiválasztott címkemérettől függően lapra eső darabszámmal. A készletcímkénél választhatsz egydimenziós GS1-128 és kétdimenziós DataMatrix kód között, és a tételszám, a sorozatszám és a lejárat is szerepelhet rajta. Ha a polc és az alkatrész is címkézett, kevesebbet gépelsz és kevesebbet tévedsz.

A címkenyomtatás böngészőből megy, a mobilalkalmazás menüjében nem jelenik meg.

Egy egyszerű heti rutin a készlethez

1. Ami úton van, azt rögzítsd a Rendelés oldalon, a raktárral és a várható szállítási nappal.
2. Ami megérkezett, azt még aznap vételezd be a számla sorszámával, és csak azt, amit meg is néztél.
3. A részben érkezett rendelést hagyd nyitva, amíg a maradék meg nem jön.
4. Az áthelyezést mindig az Átmozgatás oldalon rögzítsd, ne kivétként.
5. A Készletmozgás listában szűrj típusra, és nézd meg, nincs-e olyan hivatkozás nélküli mozgás, amit nem tudsz hova tenni.

Gyakori kérdések

Ha ezt a saját cégeden szeretnéd látni, a Terepbázist a terepbazis.net oldalon nézheted meg.