Eszköznyilvántartás szerelő cégnek: berendezések, gépek és szervizdátumok egy helyen
Egy szerelő cégnél az „eszköz” szó két egészen különböző dolgot jelent. Az egyik az ügyfélnél felszerelt klíma, hőszivattyú vagy kazán, amit évente szervizelni kell. A másik a saját géped: a furgon, a fúrógép vagy a bérelt emelőkosár, ami hol a telephelyen áll, hol egy munkán van. A kettőt érdemes külön vezetni, mert mást kell tudnod róluk.
A Terepbázisban ezért két oldal van: az Eszközök az ügyfélnél lévő berendezéseké, a Gépek és járművek a sajátjaidé. Ebben a cikkben mindkettőt végignézzük, és azt is megmondjuk, mit nem tud a rendszer.
Mit rögzítesz egy ügyfélnél lévő berendezésről?
Az Eszközök oldalon az Új eszköz gombbal veszel fel egy berendezést. Megadod az ügyfelet, a helyszín címét, a típust, a márkát, a modellt és a gyári számot. Klímánál külön mezője van a beltéri és a kültéri egység gyári számának, a teljesítménynek kW-ban, a hűtőközeg típusának és a töltet mennyiségének. Rögzítheted a telepítés dátumát, a garancia végét és a szervizintervallumot hónapban; ha nem adsz meg mást, ez hat hónap.
A listában oszloponként látod az ügyfelet, a helyszínt, a típust, a márkát és modellt, a gyári számot, az állapotot és a következő szerviz dátumát. Kereshetsz ügyfélre, címre, gyári számra vagy márkára, és szűrhetsz típusra. A típuslistát a saját cégedre szabhatod.
Honnan tudod, milyen állapotban van egy berendezés?
Az eszköz adatlapján a Szerviz előzmények táblában sorban látod a korábbi kiszállásokat: a dátumot, a munka típusát, az elvégzett munkát, a technikust és a költséget. Így ha az ügyfél azt mondja, hogy „tavaly is ezzel volt baj”, egy kattintással megnézheted, ki járt kint és mit csinált.
Az állapotot egy 0 és 100 közötti pontszám mutatja, Jó, Közepes vagy Gyenge jelzéssel. Ezt nem kézzel írod be, hanem a rendszer számolja: levon az öt évnél idősebb berendezés koráért, az elmaradt szervizért, az utóbbi két év kritikus hibáiért és a sűrű javításokért. Ha egy kritikus hiba után a pontszám nagyon lecsökken, az eszköz állapota magától Figyelmet igényel vagy Kritikus lesz.
Mikor kell szervizelni?
A Következő szerviz dátumot kézzel is beírhatod, de karbantartás rögzítése után a rendszer magától is továbbviszi: a szerviz napjához hozzáadja a szervizintervallumot. Így a lista Köv. szerviz oszlopa mindig a következő esedékességet mutatja, és nem kell fejben tartanod, kinél jár le hamarosan az éves karbantartás.
Erre épül az ügyfélnek szóló emlékeztető is. Ha a következő szerviz a következő harminc napba esik, a rendszer naponta egyszer felveszi az emlékeztetőt, és e-mailt küld az ügyfélnek, aki egy kattintással jelezheti, kéri-e a karbantartást. A pontos feltételeket és a levél tartalmát a Klíma karbantartás emlékeztető szoftver című cikkünkben írtuk le.
Mit vezetsz a saját gépeidről?
A Gépek és járművek oldalon a saját és a bérelt gépeidet tartod nyilván. Négy típus közül választhatsz: munkagép, jármű, nagy értékű szerszám és utánfutó. Gépenként megadhatod a rendszámot, a gyártót, a típusjelzést, az évjáratot, a km- vagy üzemóra-állást, az üzemanyagot, a fogyasztást és a napidíjat nettó forintban.
A műszaki vizsga, a biztosítás és a következő szerviz dátuma is ide kerül. Ha valamelyik harminc napon belül lejár vagy már lejárt, az oldal tetején megjelenik a Lejáró vagy lejárt papírok figyelmeztetés. Ez csak a képernyőn látszik, e-mailt nem küld.
Hogyan kerül a gép a munkára és a számlára?
A munkalap adatlapján a Kiadott gépek blokkban a Kiadás gombbal adod ki a gépet: kiválasztod, hány napra viszed, és felírhatod a kezdő km-állást. A kiadott gép a naptárban is megjelenik a munka mellett, így látod, melyik munkán van éppen.
A napidíj a kiadás pillanatában rögzül, tehát ha később átírod a gép díját, a már kiadott munkák díja nem változik. Számlázáskor a gépdíj külön sorként kerül a számlára, Gépbérlet megnevezéssel és napos egységgel. A megkezdett nap egész napnak számít.
Mit nem tud (még) a rendszer?
- Nem tartja nyilván, melyik szerelőnél van egy szerszám vagy gép. A gép munkalaphoz kapcsolódik, nem személyhez.
- Nem küld értesítést, ha egy berendezés meghibásodik. A kritikus hiba rögzítése az állapotpontszámot és az állapotot módosítja, riasztás nem megy ki belőle.
- Az Eszközök oldalról nem tudsz közvetlenül munkalapot nyitni egy berendezéshez.
Ha ismétlődő karbantartást akarsz munkalapokká alakítani, arra a karbantartási tervek valók: a Szerződések oldalon a Munkalapok generálása (45 nap) gombbal hozod létre a következő másfél hónap munkalapjait. Erről a Karbantartási szerződés kezelés szerelő cégnek című cikkben írtunk.