Első lépések a Terepbázisban

A Terepbázis csapata közvetlen egyeztetés után hozza létre a szervezet munkaterületét. Az első adminisztrátor meghívót kap e-mailben, majd ő hívja meg a csapat további tagjait. A szervezetnek biztosított 14 naptári napos próbaidőszak alatt a rendszer teljes értékűen használható, a próbacsomag mennyiségi korlátain belül.

A próbaidőszak nem alakul át automatikusan fizetős előfizetéssé. Fizetős csomag kizárólag a szervezet külön megrendelése alapján válik díjkötelessé. A hátralévő napok számát az adminisztrátor a felület fejlécében végig látja.

A bal oldali menü legalsó csoportja a Beállítások. Ebben a cikkben minden útvonalat így írunk le: Beállítások → Arculat. Ez azt jelenti, hogy a bal oldali menüben megkeresed a Beállítások csoportot, és abban rákattintasz az Arculat sorra. Telefonon a menü nem látszik állandóan: a bal felső sarokban lévő három vonalas gombra kell koppintani, és akkor csúszik be.

Az alábbi négy dolgot érdemes a legelső ügyfél rögzítése előtt elvégezni. Nem kötelező, de mindegyik később spórol munkát. A sorrend számít: az ügyfelek és a termékek a többire épülnek.

1. 1Arculat. Menj a Beállítások → Arculat oldalra, tölts fel egy logót, és válaszd ki a cég fő színét. Ez a logó és szín látszik a felület fejlécén és a publikus ajánlatokon.
2. 2Csapat behívása. Beállítások → Felhasználók, az Új felhasználó meghívása blokkban a Meghívó link gomb. Beírod a kolléga e-mail címét, és rögtön kiválasztod a szerepkörét. A szerepkör dönti el, mit lát a menüben: egy szerelő például nem látja a pénzügyet. A meghívott e-mailben kap egy linket, azon állítja be a saját jelszavát. A link a vágólapodra is kerül, ha az e-mail mégsem menne ki.
3. 3Ügyfelek. Bal menü → Ügyfelek, majd Új ügyfél. Ha már van ügyféllistád táblázatban, ne gépeld be újra: Beállítások → Import / Export, és onnan töltsd be. Ezzel érdemes kezdeni, mert munkalapot és ajánlatot mindig ügyfélhez kötsz.
4. 4Raktár és termékek. Csak akkor kell, ha a készletet is itt vezeted. Először Raktár beállítás, ott hozod létre a raktárat vagy a szervizautót. Utána Termékek, ahol a cikkeket veszed fel. A sorrend nem cserélhető fel: termék nem vehető készletre olyan raktárba, ami még nem létezik.

Ez a hét lépés végigvisz egy teljes körön: a kiszálláson, az elvégzett munkán és a lezáráson. Ha egyszer végigcsinálod, a többi már ugyanez.

1. 1Bal menü → Munkalapok, majd az Új munkalap gomb a jobb felső sarokban.
2. 2Add meg az ügyfél nevét az Ügyfél mezőben. A Megnevezés és az Ügyfél kötelező, ezek nélkül a munkalap nem menthető.
3. 3Írd le egy mondatban, mi a feladat, és add meg a helyszínt. Ez az, amit a szerelő a telefonján lát majd.
4. 4Válassz szerelőt, és adj meg dátumot az Ütemezve mezőben. Ha még nem tudod, hagyd üresen: a munkalap ettől még létrejön, a dátumot később is beállíthatod.
5. 5Mentés. A munkalap megjelenik a listában, és ha megadtál dátumot, a Naptárban is azon a napon.
6. 6A helyszínen a szerelő megnyitja a munkalapot, rögzíti az elvégzett munkát, a felhasznált anyagot és a munkaidőt, végül aláírja a munkalapot. A Kész státuszhoz a szerelő aláírása kötelező. Ha az ügyfél a helyszínen van, ő is aláírhat, de ez nem kötelező.
7. 7Lezárás. Számlát csak lezárt munkalapból lehet kiállítani: a munkalap részletében a Számla kiállítása gomb adja ki a Billingo számlát. A Pénzügy oldal a kintlévőséget, a cash-flow előrejelzést és az áfa-összesítőt mutatja.

A próbaidőszak végén a hozzáférés korlátozódhat, de az addig rögzített adatok megmaradnak. Ha ezután választasz csomagot, ugyanazzal az adatállománnyal dolgozol tovább, nem kell újrakezdened.