Első lépések a Terepbázisban

A Terepbázis csapata közvetlen egyeztetés után hozza létre a szervezet munkaterületét. Az első adminisztrátor meghívót kap e-mailben, majd ő hívja meg a csapat további tagjait. A szervezetnek biztosított 14 naptári napos próbaidőszak alatt a rendszer teljes értékűen használható, a próbacsomag mennyiségi korlátain belül.

A próbaidőszak nem alakul át automatikusan fizetős előfizetéssé. Fizetős csomag kizárólag a szervezet külön megrendelése alapján válik díjkötelessé. A hátralévő napok számát az adminisztrátor a felület fejlécében végig látja.

A bal oldali menü legalsó csoportja a Beállítások. Ebben a cikkben minden útvonalat így írunk le: Beállítások → Arculat. Ez azt jelenti, hogy a bal oldali menüben megkeresed a Beállítások csoportot, és abban rákattintasz az Arculat sorra. Telefonon a menü nem látszik állandóan: a bal felső sarokban lévő három vonalas gombra kell koppintani, és akkor csúszik be.

Az alábbi négy dolgot érdemes a legelső ügyfél rögzítése előtt elvégezni. Nem kötelező, de mindegyik később spórol munkát. A sorrend számít: az ügyfelek és a termékek a többire épülnek.

1. 1Arculat. Menj a Beállítások → Arculat oldalra, tölts fel egy logót, és válaszd ki a cég fő színét. Ez a logó és szín kerül rá minden kiküldött ajánlatra, munkalapra és PDF-re. Ha ezt kihagyod, az ügyfél egy jelöletlen dokumentumot kap.
2. 2Csapat behívása. Beállítások → Felhasználók, majd a Meghívás gomb. Beírod a kolléga e-mail címét, és rögtön kiválasztod a szerepkörét. A szerepkör dönti el, mit lát a menüben: egy szerelő például nem látja a pénzügyet. A meghívott kap egy e-mailt, abban lévő linkkel állítja be a saját jelszavát.
3. 3Ügyfelek. Bal menü → Ügyfelek, majd Új ügyfél. Ha már van ügyféllistád táblázatban, ne gépeld be újra: Beállítások → Import / Export, és onnan töltsd be. Ezzel érdemes kezdeni, mert munkalapot és ajánlatot mindig ügyfélhez kötsz.
4. 4Raktár és termékek. Csak akkor kell, ha a készletet is itt vezeted. Először Raktár beállítás, ott hozod létre a raktárat vagy a szervizautót. Utána Termékek, ahol a cikkeket veszed fel. A sorrend nem cserélhető fel: termék nem vehető készletre olyan raktárba, ami még nem létezik.

Ez a hét lépés végigvisz egy teljes körön: a kiszálláson, az elvégzett munkán és a lezáráson. Ha egyszer végigcsinálod, a többi már ugyanez.

1. 1Bal menü → Munkalapok, majd az Új munkalap gomb a jobb felső sarokban.
2. 2Válaszd ki az ügyfelet a listából. Ha még nincs a rendszerben, előbb vedd fel az Ügyfelek oldalon, mert a munkalap ügyfél nélkül nem menthető.
3. 3Írd le egy mondatban, mi a feladat, és add meg a helyszínt. Ez az, amit a szerelő a telefonján lát majd.
4. 4Válassz szerelőt és időpontot. Ha nem tudod még, hagyd üresen: a munkalap ettől még létrejön, és a Naptárban később ráhúzhatod egy időpontra.
5. 5Mentés. Ezután a munkalap megjelenik a listában és a naptárban is.
6. 6A helyszínen a szerelő megnyitja a munkalapot, rögzíti az elvégzett munkát, a felhasznált anyagot és a munkaidőt, végül aláíratja az ügyféllel.
7. 7Lezárás. A lezárt munkalapból lesz a számlázás alapja. A Pénzügy oldalon látod, mi van már kiszámlázva és mi vár még rá.

A próbaidőszak végén a hozzáférés korlátozódhat, de az addig rögzített adatok megmaradnak. Ha ezután választasz csomagot, ugyanazzal az adatállománnyal dolgozol tovább, nem kell újrakezdened.