Vissza a tudástárbaBeállítások és adminisztráció

Átállás Excelből: ügyfelek és termékek betöltése CSV-ből

Hogyan viszed át a meglévő termék- és ügyféllistádat a Terepbázisba CSV fájlból, mire figyelj a fájl előkészítésekor, és hogyan ellenőrzöd az eredményt.

Mire jó ez, és ki használhatja

Ha eddig Excelben vezetted az ügyfeleidet és a termékeidet, nem kell mindet kézzel újragépelned. A Beállítások → Import / Export oldalon CSV fájlból tömegesen betöltheted őket, és bármikor le is töltheted őket ugyanilyen fájlban.

Két lista van: Termékek és Partnerek. A Partnerek az ügyfeleidet és a beszállítóidat is tartalmazza, a type oszlop mondja meg, melyik kicsoda (customer vagy supplier). Az oldalt csak a cég tulajdonosa és adminisztrátora látja. A mobilalkalmazásban az oldal nem érhető el: böngészőből használd.

1. rész: a fájl előkészítése

Nyisd meg a Beállítások → Import / Export oldalt, és fent válaszd ki, mit töltesz be: Termékek vagy Partnerek.
Nyomd meg a Minta fájl gombot. Letöltődik a products-minta.csv vagy a partners-minta.csv: a helyes oszlopfejléc egyetlen példasorral.
Nyisd meg a mintát a táblázatkezelődben, és másold be az adataidat a megfelelő oszlopok alá. A fejlécet (az oszlopneveket) ne írd át.
Töröld ki a példasort, különben az is betöltődik egy valódi termékként vagy partnerként.
Mentsd el a fájlt CSV-ként úgy, hogy az oszlopokat VESSZŐ válassza el, és a kódolás UTF-8 legyen, különben az ékezetek elromlanak.

Pontosvesszővel tagolt fájlt nem fogad el

Az import csak a vesszővel tagolt fájlt ismeri fel. Ha a táblázatkezelőd a mentéskor pontosvesszővel választja el az oszlopokat, az egész fejléc egyetlen oszlopnak látszik, és az import ezt írja: „Hiányzó kötelező oszlop(ok)”. Ilyenkor mentsd újra a fájlt úgy, hogy az elválasztó vessző legyen. A vesszőt tartalmazó szöveget (például Kft., Bt.) idézőjelek közé teszi a táblázatkezelő, ezt az import helyesen olvassa.

2. rész: az oszlopok

Termék oszlop	Kötelező	Mit írj bele
sku	igen	A cikkszám. Ez azonosítja a terméket: ha már van ilyen cikkszámú termék, az import frissíti.
name	igen	A termék neve.
description	nem	Rövid leírás.
article_no	nem	Gyártói cikkszám.
barcode	nem	Vonalkód. Szervezeten belül egyedi: ha már másik terméknél szerepel, az import hibát ad.
unit	nem	Mértékegység, például db.
price	nem	Ár. A minta fájl szerint ez a nettó ár.
gross_price	nem	Bruttó ár.
purchase_price	nem	Beszerzési ár.
vat	nem	Az áfa százalékban, például 27.
min_stock	nem	Minimum készlet.
active	nem	Aktív-e a termék: igen vagy nem (lásd lent).

Partnereknél egyetlen kötelező oszlop van: name. A többi (például tax_number, email, phone, city, address, notes) elhagyható.
A partner type oszlopa customer (ügyfél) vagy supplier (beszállító) lehet. Üresen hagyva customer lesz.
A partner status oszlopa csak ezeket fogadja el: lead, prospect, customer, inactive. Üresen hagyva customer lesz. Bármi más (például egy magyar szó) hibát ad.
A számoknál a tizedes lehet vessző vagy pont, a szóközöket az import eltávolítja.
Az active oszlopban igaznak számít: igen, true, 1, x, yes, aktív, aktiv. Bármi más azt jelenti, hogy nem aktív.
Üresen hagyott cella nem ír felül semmit: egy meglévő termék ára nem törlődik attól, hogy a fájlban az ár cellája üres.

3. rész: a betöltés és az ellenőrzés

A Beállítások → Import / Export oldalon válaszd ki a listát (Termékek vagy Partnerek).
Nyomd meg az Import gombot. A gomb alatti felirat megmondja a működést: termékeknél „SKU szerint frissít”, partnereknél „hozzáad”.
Válaszd ki az előkészített CSV fájlt.
Nézd meg a gombok alatti keretet. Siker esetén ez áll benne: „N sor importálva”, vagy ha volt hibás sor: „N sor importálva, M sor kihagyva”.
Ellenőrizd az eredményt: termékeknél nyisd meg a Termékek, partnereknél az Ügyfelek oldalt, és nézz meg néhány sort.
Ha az összes sort végig akarod nézni, nyomd meg az Export gombot: letölti az összes termék vagy partner sorát (products-export.csv, partners-export.csv) ugyanabban a formában.

Partnereknél kétszer betöltve kétszer szerepel

Termékeknél az import a cikkszám szerint frissít, tehát ugyanazt a fájlt kétszer betöltve nem keletkezik két ugyanolyan termék. A partnereknél az import MINDIG új sort vesz fel, és az adatbázis nem tiltja az azonos nevű partnert: ugyanazt a fájlt kétszer betöltve minden partner kétszer szerepel. Egy fájlt tehát egyszer tölts be, és hiba esetén ne töltsd újra az egészet.

Ha az import hibát ad

Üzenet	Mit jelent	Mit tegyél
A fájl üres vagy csak fejléc.	Nincs adatsor a fájlban.	Ellenőrizd, hogy az adataid a fejléc alatt vannak, és a mentés megtörtént.
Hiányzó kötelező oszlop(ok): sku, name	A fejlécben nincs meg a kötelező oszlop (termékeknél sku és name, partnereknél name), vagy elírtad, vagy pontosvesszővel tagolt a fájl.	Hasonlítsd össze a fejlécet a Minta fájllal, és mentsd vesszővel tagolva.
Nincs érvényes sor. (alatta az első 5 hiba, például „3. sor: hiányzó sku”)	Minden sort kihagyott: üres a kötelező mező, vagy egy számmezőben olyan szöveg áll, ami nem szám (például „kb. 3000”).	Javítsd a felsorolt sorokat. A sor száma a táblázatkezelőbeli sorszám, a fejléc az 1. sor. Ha a fájlban teljesen üres sorok vannak, a számozás eltolódhat.
N sor importálva, M sor kihagyva.	A hibátlan sorok bekerültek, az M hibás sort az import kihagyta, de az okát ilyenkor nem sorolja fel.	Keresd meg a kihagyott sorokat: a kötelező cella üres, vagy a szám nem értelmezhető. A javított sorokat külön fájlban töltsd be, ne az egészet.
Import hiba: tenant_plan_limit_exceeded	A csomagod termék- vagy ügyfél-limitje betelne a betöltéssel. A termék-limitbe csak az aktív termékek számítanak.	Nézd meg a Csomagok és árak cikkben, mekkora a csomagod keret, és tölts be kevesebb sort, vagy válts nagyobb csomagra. A betöltés egyetlen lépésben fut, ezért ilyenkor egy sor sem kerül be.
Import hiba: ... (az adatbázis üzenetével)	Az adatbázis elutasította a betöltést, például mert egy vonalkód már másik terméknél szerepel, vagy a partner status értéke nem engedélyezett.	A betöltés egyetlen lépésben fut: ilyenkor SEMELYIK sor nem kerül be. Javítsd a hibát, és töltsd be újra.